Застраховката е оперативен разход за компаниите. Компаниите закупуват застрахователно покритие, като плащат застрахователни премии и съответно записват свързани сделки. В зависимост от продължителността на закупената застраховка всеки път, компаниите могат да записват застраховката за употреба през няколко счетоводни периода. С други думи, може да се наложи компаниите да записват периодично застрахователните разходи, тъй като застраховката изтича с течение на времето, вместо да изразходват общата застрахователна покупка наведнъж за един период.
Предплатена застраховка
Обикновено застраховката е предплатена, тъй като компаниите могат да я закупят на шестмесечен, едногодишен или многогодишен срок. Общата сума на предплатената застраховка не се отчита като непосредствен разход по време на покупката, когато застраховката не е използвана. Застрахователното покритие изтича само с течение на времето. По този начин общата сума на парите, изразходвани за застрахователната премия, не е разход за текущия период. Компаниите просто са разменили пари в брой за право на определено застрахователно покритие в бъдеще.
Застраховка с изтекъл срок на годност
Изтеклата застраховка през даден период се записва като застрахователен разход за същия период. Компаниите губят или се твърди, че са консумирали своето предплатено застрахователно покритие с течение на времето, независимо дали действително са го използвали, като са подали претенции. Компаниите записват периодично застрахованата застраховка въз основа на пресичането на техните счетоводни периоди и времевата структура на застраховката. В края на застрахователния срок общата застраховка изтича и компаниите биха записали изцяло общата предплатена застраховка като разходи за няколко периода.
Активи и разходи
Докато изтеклата застраховка във всеки счетоводен период се записва като разход и се отчита в отчета за приходите и разходите, общият предплатен разход се записва като актив по време на покупката и се отчита в баланса. Всички активи осигуряват определени комунални услуги, а предплатената застраховка като актив предоставя на компаниите ползата от застрахователно покритие. Тъй като обаче с течение на времето застраховката изтича, размерът на предплатените разходи като актив намалява.
Записи в дневника
Компаниите използват два комплекта записи в дневника, за да записват свързаните със застраховането транзакции, включващи както предплатена застраховка, така и застраховка с изтекъл срок на годност. Когато компаниите първоначално заплащат общата застрахователна премия, в сметката на активите на предплатената застраховка се въвежда дебит и в касата се вписва кредит за изразходваните пари. Тъй като застраховката изтича с течение на времето, компаниите дебитират разходната сметка на изтеклата застраховка и кредитната предплатена застраховка, за да намалят салдото в сметката на активите. В края на застрахователния срок сметката на предплатената застраховка трябва да има нулево салдо.
