Ръководства

Защо книгата за AP изисква допълнителна книга?

Счетоводната книга на задълженията проследява всички разходи, направени от бизнеса ви, които все още трябва да бъдат платени. Ако имате голям обем на платима дейност, спецификата може лесно да бъде загубена в стандартна главна книга. Въпреки че не се изисква помощна книга, може да е полезно да запазите главната си книга без бъркотия и объркване на транзакциите. Разбирането на функцията и предимствата на дъщерната книга може да ви помогне да определите дали тя е идеална за вашия бизнес.

Дъщерна книга

Дъщерната книга съдържа подробна информация за транзакциите за сметка, която е представена накратко в главната книга. Подробностите за голям обем - включително информация, от която финансовите анализатори и счетоводители от най-високо ниво не се нуждаят - могат да затрупат главната книга. Дъщерната книга осигурява място за подробностите по сделката, така че главната книга да включва само обобщената информация.

Платежни сметки

Сметката за задължения е сметка с голям обем за някои предприятия. Когато искате да намалите обема на транзакциите и нивото на детайлност във вашата главна книга, помощна книга за вашата сметка за задължения ще запази данните за отделните разходи извън сметката на главната книга. Актуализирайте обобщеното резюме на задълженията в главната си книга всеки ден, седмично или на всякаква честота, която е подходяща за вашия бизнес.

Обобщена информация

Всяка актуализация, публикувана в счетоводната книга на задълженията, отразява общата активност на транзакциите за периода, изминал от последната актуализация. Добавете кредитите, публикувани в акаунта, и създайте запис в дневник, за да запишете общия брой кредити в главната си книга. Повторете този процес за дебитните транзакции. Обърнете внимание на записа в помощната книга, за да проследите къде са спрели вашите изчисления. Марк или обозначение в полетата на книгата е приемливо, ако използвате писмена книга. Компютърните книги ще проследяват автоматично вашите актуализации.

Сигурност

Дъщерната книга ограничава достъпа до подробна информация, като гарантира, че само хората, които редовно работят с нея, могат да манипулират информацията. Това намалява риска от грешки и неточни записи. Когато регистърът на задълженията е достъпен от целия счетоводен отдел, рискът от транспонирано число да промени баланса може да създаде големи трудности при отчитането. Дневната книга се поддържа от копия на фактури, отчети и други записи, необходими за данъчни отчети и ревизии.