Когато управлявате големи набори от бизнес данни в електронна таблица на Microsoft Excel, може да откриете, че резултатите от вашата работа са трудни за отпечатване на един лист хартия. Изборът, който правите по време на процеса на печат, може да направи разликата между лесна за четене, действаща бизнес информация или нарязан набор от редове и колони, който няма много смисъл. Прецизирайте работата си, за да оптимизирате продукцията си и да си спестите хартия, време и консумативи за печат.
1
Щракнете върху раздела на работния лист за листа, който искате да отпечатате от текущата си работна книга. Ще намерите разделите в долния ляв ъгъл на интерфейса на документа на Excel. Избраният ви работен лист излиза отпред.
2
Регулирайте ширините на колоните си с данни, за да елиминирате загубеното пространство и се уверете, че цялото ви съдържание в клетката се появява. Можете да плъзнете десния ръб на заглавката на колона, за да разширите или стесните колоната. Задайте ширините на колоните, за да съответстват на тяхното съдържание, като превключите към раздела Начало на лентата на Excel и откриете нейната група Клетки. Кликнете върху елемента „Форматиране“ и изберете „Автоматично монтиране на ширината на колоната“.
3
Преминете към раздела Page Layout на лентата на Excel и намерете групата за настройка на страница. Кликнете върху елемента "Ориентация" и изберете портрет или пейзаж. За работен лист с много колони може да предпочетете да промените ориентацията по подразбиране на портрет на хоризонтална.
4
Преминете към раздела Оформление на страницата на лентата на Excel и намерете групата Опции на листа. В секцията Gridlines активирайте квадратчето за отметка пред „Печат“. Освен ако не активирате тази настройка, решетките, които определят границите на вашите клетки, няма да се появят на хартия, което може да затрудни проследяването на дълги редове или колони с данни. В съседната секция Заглавия на групата Опции на листа активирайте отметката „Печат“, за да добавите буквите на колоните и номерата на редовете към разпечатката си.
5
Преминете към раздела Page Layout на лентата и намерете групата Page Setup. Кликнете върху елемента "Печат на заглавия" и преминете към раздела "Лист". Кликнете върху бутона „Свиване на диалоговия прозорец“ в десния край на полето за въвеждане на „Редове за повторение отгоре“ и кликнете върху заглавието в началото на реда на заглавието в самата електронна таблица, за да добавите заглавието към всяка страница, която отпечатвате. Щракнете върху бутона "Restore Dialog" - контекстно-зависимата версия на бутона Collapse Dialog - за да се върнете в диалоговия прозорец. Използвайте диалоговия бутон Collapse вдясно от полето за въвеждане на "Columns to Repeat at Left", за да се върнете в електронната таблица, така че да можете да щракнете върху заглавието на колона A и да го определите за отпечатване като първата колона на всяка страница на вашата -разпечатка на страница.
6
Преминете към раздела Изглед на лентата на Excel и намерете групата Изгледи на работната книга. Кликнете върху елемента „Преглед на прекъсване на страницата“, за да видите как вашият работен лист ще се отпечатва на избрания в момента принтер. Превъртете данните си и преценете къде падат паузите на страниците; тези места се определят от сини полета, които затварят отделни страници. Ако забележите неудобно разположени прекъсвания на страници, плъзнете синята линия нагоре или надолу, за да ги коригирате. За да добавите прекъсване на страница, изберете реда след мястото, което искате да се появи в горната част на нова страница, и щракнете с десния бутон върху нея. От менюто, което се отваря при курсора, изберете „Вмъкване на прекъсване на страницата“.
7
Щракнете върху раздела Файл, за да отворите изглед Backstage. Изберете „Печат“ и визуализирайте работния си лист, тъй като той ще се отпечата на избрания в момента принтер. Използвайте бутоните „Следваща страница“ и „Предишна страница“, за да навигирате през многостраничен разпечатка.
8
Кликнете върху бутона "Показване на полета" в долната част на прозореца за предварителен преглед, за да покажете местоположението и ширината на вашите полета. Можете да плъзнете полетата или ширините на колоните, за да ги коригирате, докато сте в визуализация на печат.
9
Щракнете върху бутона "Печат", за да изпратите документа си към текущия принтер. Ако сте доволни от отпечатания му вид, запазете файла си, за да запазите избора си за настройка с него.
