Според треньор по счетоводство, бюджетът е финансов план за бъдещи дейности. Способността на собственика на малък бизнес да финансира разходите има пряко влияние върху рентабилността на бизнеса. Бюджетът за покупки е само един аспект от цялостната функционална бюджетна стратегия на компанията. Бюджетът за покупки се различава от бюджета за печалби или разходи, тъй като фокусът на бюджета е върху определянето на изискванията на организацията за покупки на материали и инвентар. Всяка компания или организация, която произвежда или продава осезаем продукт, се нуждае от бюджет за покупки.
Значение на бюджета за закупуване на материали
Собственикът на малък бизнес трябва да бюджетира за планиране на бизнес разходи, координиране на използването на фирмени активи за постигане на бизнес цели и контрол на разходите. Бюджетът за закупуване на материали позволява на собственика да знае броя на стоките, които бизнесът трябва да продаде, за да постигне паричните цели на организацията. Както се съобщава от университета RMIT, "бюджетът за закупуване ще се разшири и за придобиване на капиталови активи, необходими за други функции на бизнеса."
Бюджетът очертава цената на материалните запаси от гледна точка на настоящите и бъдещите нива на запасите. Определянето на стойността на материалните запаси на компанията показва на собствениците на бизнеса дали предприятието разполага с правилните нива на склад в даден момент и им дава възможност да разпределят паричните средства, необходими за закупуване на материали. Освен това бюджетът за покупки отчита очакваните бъдещи производствени нива.
Характеристики на бюджета за покупки
Бюджетът за покупки заема важно място в бизнеса, тъй като позволява на собственика да анализира ефективно инвентара в рамките на по-голямата обща бюджетна рамка на компанията. Планирането на бюджет за закупуване на материали изисква собственикът да погледне миналото представяне, за да определи бъдещи нужди, да установи точка на безубезност, да направи анализи на паричния поток и печалби от проекта. Тъй като бизнесът расте, броят на служителите често расте. Бюджетът за покупки, който съдържа прогнозирани нива на служители, ще помогне да се осигурят адекватни суми на запасите, тъй като повече служители продават продукта. Бюджетът за покупки също помага на компанията да се подготви за увеличения или промени в продуктовите линии или пускане на нови продукти.
Пример за бюджет за покупки
Производствените фирми, които произвеждат или продават продукт, трябва да определят бюджета за покупки след изготвяне на оперативен бюджет. Бизнесът, който няма инвентар за закупуване, съхранение или продажба, не изисква този специализиран бюджет. Пример за бизнес, който се нуждае от бюджет за материални покупки, е малка бензиностанция, която продава гориво, пекарна, която продава закуски и супермаркет, който продава основни битови стоки. Необходимостта от бюджет за покупки може да не е очевидна, когато бизнесът е малък или се намира в дом, но след като бизнесът се разшири и съхрани големи количества запаси, е необходим бюджет за покупки.
Съображения за покупки Бюджет
Фирмите се възползват от бюджета за покупки, тъй като имат по-голям контрол върху нивата на запасите. Бюджетът за покупки, който включва исторически данни от бюджети за предишни покупки, позволява на бизнеса да избегне притежаването на излишни запаси или материали. Бюджетът за материални покупки също така позволява на собственика да приспособи разходите за покупки към сезонните колебания на цената на стоките на пазара, да договори по-ниска цена за бъдещи покупки и да предвиди бъдещ растеж.
Анализът на бюджета за покупки може да разкрие, че нивата на запасите са постоянно ниски за определени материали или че бизнесът от време на време трябва да плаща повече за продукти, които не са на разположение поради повишено или неочаквано търсене на клиентите. Бюджетът за покупки позволява на бизнеса да реагира бързо, за да избегне загубата на клиенти поради по-дългото време за производство или по-бавното попълване на поръчките.
