Създайте списък с адреси, като използвате функцията Mail Merge в Microsoft Word, когато трябва да отпечатате етикети за масово изпращане по пощата. Mail Merge ви позволява да въведете списъка си с адреси във формат на електронна таблица и след това да импортирате списъка в правилния шаблон на етикета. Word първоначално поддържа стотици общи и специфични за доставчика шаблони за етикети. Ако знаете доставчика и номера на продукта за етикетите, които ще използвате за печат, можете да изберете точния шаблон, за да форматирате автоматично етикетите си за продукта. В повечето случаи няма да е необходимо да инсталирате софтуер за шаблони, който придружава вашите етикети.
Създайте списък с адреси
1
Отворете празен документ в Microsoft Word.
2
Щракнете върху раздела „Mailings“ в горната лента за навигация, за да отворите опциите за Mailings в лентата.
3
Щракнете върху бутона „Стартиране на обединяване на поща“, след което щракнете върху опцията „Етикет“, за да отворите диалоговия прозорец „Опции за етикети“.
4
Щракнете върху бутона за избор до вашия тип принтер. Опциите са „Принтери за непрекъснато подаване“ и „Принтери за страници“.
5
Щракнете върху падащото поле „Доставчици на етикети“ и след това върху доставчика на етикетите, които ще използвате, за да отпечатате адресите.
6
Щракнете върху номера на продукта на етикетите си в полето Product Number и след това щракнете върху „OK“. Ще видите шаблона за празен етикет, но линиите на мрежата са скрити.
7
Щракнете върху раздела „Оформление“ в горното меню за навигация и след това върху „Преглед на решетката“, за да се покажат решетките на етикета и да се покаже всеки отделен етикет.
8
Щракнете върху раздела „Mailings“ в горното меню за навигация и след това върху „Select Recipients“.
9
Щракнете върху „Въведете нов списък“, за да отворите диалоговия прозорец Нов списък с адреси.
10
Щракнете в клетка под една от заглавките в горния ред и въведете данните за колоната. Например щракнете върху клетката под „Име“ и след това въведете първото име на първия получател, който да добавите към вашия списък с адреси.
11
Щракнете върху следващата налична клетка и въведете необходимата стойност. Продължете да пишете данни във всяка клетка за първия адрес във вашия списък. Когато приключите с данните за първия етикет, щракнете върху „Нов получател“, за да добавите нов ред към формуляра за нов списък с адреси.
12
Въведете адресната информация за следващия етикет във втория ред и след това щракнете върху „Нов получател“, за да добавите още един запис. Продължавайте да добавяте получатели, докато не бъдат въведени всички адреси.
13
Щракнете върху „OK“, за да отворите диалоговия прозорец File Save.
14
Въведете име за новия списък с адреси в полето Име на файл и след това щракнете върху „OK“, за да запазите списъка с адреси във файловия формат на списъка с адреси на Microsoft за бъдеща употреба.
Подготовка за печат
1
Щракнете върху раздела „Mailings“ и след това върху „Address Block“, за да отворите диалоговия прозорец Insert Address Block.
2
Щракнете върху формата за показване на името в полето Insert Recipient’s Name в този формат. Ще видите адреса в прозореца за предварителен преглед от дясната страна на диалоговия прозорец. Щракнете върху стрелките над прозореца за предварителен преглед, за да превъртите записите в списъка.
3
Щракнете върху желания радио бутон в раздела Вмъкване на пощенски адрес, за да изберете как да се показва държавата или регионът.
4
Проверете други опции по желание и след това щракнете върху най-лявата стрелка над прозореца за предварителен преглед, за да върнете визуализацията към първия запис. Щракнете върху „OK“, за да добавите конфигурирания блок към първия етикет.
5
Щракнете върху „Актуализиране на етикетите“ в лентата за навигация, за да актуализирате етикетите с вашия списък с адреси.
6
Щракнете върху „Преглед на резултатите“ в лентата за навигация, за да видите всички адреси в шаблона на етикета.
