Като група собствениците на малък бизнес са известни като страхотни говорещи. Обикновено имат много за какво да говорят - а именно продуктите или услугите, които представляват страстта на живота им, както и бизнеса им. И все пак този „подарък за измама“ не означава непременно ефективна комуникация. По същия начин, по който слухът се различава от слушането и четенето, не гарантира разбиране, простото говорене не винаги води до полезна комуникация. И независимо дали собственикът на малък бизнес управлява 10 служители или 100 служители, той може да банкира с една сигурност: От него ще се очаква да съобщава информация, ясно и дипломатично, всеки ден.
Повече от неговия коефициент на удовлетворение зависи от тази склонност; от него може да зависи и бъдещето на бизнеса му - поне ако вярвате, че растежът на бизнеса е обвързан с удовлетвореността и мотивацията на служителите.
Ето защо има смисъл дори и най-многословните собственици на малък бизнес да усъвършенстват вродените си умения и да преглеждат:
- Основните комуникационни нужди на малкия бизнес.
- Различните методи за комуникация.
- Как трябва да се съобщава информация на служителите. Ефективни стратегии за организационна комуникация. Цената на игнорирането на организационната комуникация.
Какви са комуникационните нужди на организацията?
Много преди деня на старта, собствениците на малък бизнес се сблъскват с много проблеми, които тестват техните комуникативни умения (и тяхното търпение). Те трябва да настроят комунални услуги като телефонни, електрически и интернет услуги. Те трябва да поръчат офис консумативи и да договорят графици за доставка. Те трябва да гарантират, че техният маркетингов план е финес и техните счетоводни системи са въведени. И, разбира се, те трябва да рекламират, да интервюират и да наемат хората, които ще работят рамо до рамо с тях, докато се впускат в новото бизнес начинание.
Всички тези срещи осигуряват добри практики за видовете комуникация, за които собствениците на малкия бизнес ще бъдат отговорни след деня на стартиране. Самите проблеми ще варират от тривиалните („Кой остави содата във фризера, който експлодира за една нощ?“) До изключително значимите („Нов състезател току-що се е преместил надолу по блока; ето как ще отговорим.“).
Целите на тази вътрешна комуникация обикновено попадат в една или повече от следните категории:
- Да информира, най-често срещаната форма на бизнес комуникация. От това следва, че добре информираните служители обикновено се представят по-добре на работното място, стига информацията, която им се дава, да е точна, значима и полезна. * Да се дават съвети, често под формата на инструкции и обучение.
- Да предлага предложения, идеи и мнения, чието качество може да запечата статута на собственика на малък бизнес като авторитетен лидер на мнения. * Да убеди и в идеалния случай да бъде нежно внушителен, а не принудителен.
За да мотивирате -
когато комуникацията също е вдъхновяваща, тя може да направи чудеса, за да създаде и затвърди лоялността на служителите. Да осигури обратна връзка, особено относно целите за изпълнение. За да контролирате процес или резултат, който може да звучи страшно, докато не помислите за възможностите. Служителите във всеки бизнес трябва да следват определени политики, процедури или протоколи. По този начин контролирането на процес или резултат може да помогне на вашия малък бизнес да работи гладко и без прекъсване.
Какви са различните методи за комуникация?
Дори и едва да сте отворили месечния си план за маркетингова комуникация, вероятно сте поразени от разнообразието от тактики, които вашият маркетингов екип е разработил за вас. Така трябва да бъде, особено в ранните дни на бизнеса.
Ако сте загрижени за проследяването на всички тях, ще бъде особено добра новина, че вътрешната комуникация по същество се свежда до два различни метода: писмен и устен.
Това може да звучи достатъчно просто, но си струва да се разгледат възможностите, които предлагат и двата метода:
- Писмената комуникация включва имейли, писма, бележки, предложения, писма, ръководства за обучение, политики и социални медии. * Вербалната комуникация включва комуникация лице в лице, както индивидуално, така и в групи, както и множество канали, инструментите за телефон и телеконференции.
Дори два метода на комуникация могат да ви дадат нещо за размисъл. С други думи, откъде знаете на кой метод да разчитате? Това ще зависи от ситуацията, но писмената комуникация може да е по-подходяща, когато:
- Не е необходима незабавна обратна връзка.
- Съобщението е много подробно или сложно (което означава, че може да бъде прочетено няколко пъти, за да се осигури разбиране). Получателят е временно недостъпен. Постоянен запис на съобщението е желателен.
Вербалната комуникация може да бъде по-добрият избор, ако:
- Съобщението е спешно или навременно. Необходимо е взаимодействие или незабавна обратна връзка. Посланието е просто и ясно.
- Не се желае постоянен запис.
Някои собственици на малък бизнес биха добавили трети - и често също толкова ефективен - метод: невербална комуникация. Това е валидна точка, особено защото много комуникационни проучвания показват, че хората оценяват вербалното съобщение колкото за съдържанието, така и за него как то се предава чрез сигнали като тон на гласа, зрителен контакт, мимики, език на тялото и стойка.
Как организацията трябва да съобщава информация на служителите?
Ако попитате, вероятно ще получите много конструктивни отзиви за вашия стил на доставка. Но никой служител няма да може да повреди вашите комуникационни методи, ако се придържате към определени принципи:
- Бъдете навременни. Направете всичко възможно, за да сте сигурни, че служителите ще чуват новини и информация от вас, а не от трета страна. Ако информацията е поверителна, кажете така. Известно е, че хората се доверяват на чувствителна информация; всъщност те често са поласкани от разширяването на доверието. Те са склонни да клюкарстват и разпространяват слухове в отсъствие на информация.Бъди честен. Можете или не да се абонирате за идеята за „прозрачност“. Може да има моменти, когато не можете или не трябва да съобщавате определена информация на служителите си. Но информацията, която предоставяте, трябва да бъде честна, за да бъдете разглеждани като достоверна.Бъдете фактически. Вашата надеждност зависи и от качеството на информацията, която предоставяте. Така че, ако източник на трета страна подкрепя вашия случай, по всякакъв начин го използвайте като подкрепа.
- Бъдете целенасочени. Вашите служители никога не трябва да се оставят да се чудят: „Какъв беше смисълът че? " Всъщност трябва да имате ясно определена цел, преди дори да планирате съдържанието на писмено или устно съобщение.
- Бъдете ясни. По-лесно, отколкото звучи, тъй като яснотата често идва с практиката. Намажете кривата на обучение, като използвате прост, точен език и избягвате сложни термини. Това не означава, че трябва да „заглушите“ съобщенията; вашите служители вероятно са много проницателни. Но ако се страхувате, че една идея или концепция може да създаде объркване, подкрепете я с илюстрация или пример, така че вашето съобщение да бъде разбрано.
- Бъдете честни и уважителни. Представете всички страни на дадена ситуация и избягвайте пристрастен, пренебрежителен и обиден език. Може да ви помогне да запомните, че като собственик на малък бизнес вие задавате тона на вашата организация. И ако вашите служители ви чуят, например, че принизявате открито опонента си, вероятно ще се почувстват в правото си да направят същото.
- Бъди уверен. Ако не сте сигурни за времето, естеството или съдържанието на съобщението, следвайте по-добрите си инстинкти и обмислете въпроса повече, преди да действате. Хората често бързат да се справят с колебанията и несигурността и подобни съмнения почти сигурно ще подкопаят посланието ви.
Какви са видовете ефективна организационна комуникация?
Не бихте били собственик на малък бизнес, ако не сте нетърпеливи да поставите своя импримат на темата за организационната комуникация. Освен това, каква е ползата от този „подарък за нестабилност“, ако не желаете да смесвате нещата и да създавате свой собствен „коктейл“ за комуникация?
Естествено, ще искате да възприемете стратегии, които допълват вашия личен стил и ниво на комфорт. Подобно на много собственици на бизнес, и вие може да се чувствате най-удобно с традиционните усилия за повишаване на вниманието, особено срещи лице в лице. Но докато вашият бизнес се разраства и търсите начини да поддържате служителите си ангажирани, продуктивни и мотивирани, някои от тези стратегии за среща-новост-стратегии може да ви послужат добре:
- Повтарящи се срещи, с обрат. Няма нищо ново (или, някои биха казали, вълнуващо) за срещите, но това зависи от това кой ги управлява - и как. Наречете ги „чекиране“, ако желаете, но редовните „групови срещи“ могат да държат служителите отговорни и съсредоточени. Ако се притеснявате от отслабване на нивата на внимание, провеждайте „изправени“ срещи, на които всички остават изправени. (Сесиите може да са и по-кратки.) Като алтернатива, седнете в кръг. Или планирайте „обзор“ всеки петък, като преминете към социален час, за да завършите седмицата с оптимистична нотка.
- Отворена и въртяща се врата. Политиките за отворени врати също не вкарват света на малкия бизнес бурно. Но представете си изненадата на вашите служители, когато обърнете парадигмата и преминете техен врата и издърпайте стол за беседа, неформална или друга. Ако искате наистина да давате пример и искате служителите да минат през вратата ви, за да разговарят с вас, дайте ясно да се разбере, че смятате, че отворените врати трябва да се люлеят и в двете посоки.
- Ментор със смисъл. Лесно е да се пренебрегнат бордните процедури, като се приема за даденост, че новите служители ще „учат, докато вървят“. Улеснете кривата им на обучение, като назначите наставник, който ще служи като техен ресурс за посещение поне шест месеца. Другите предимства: Наставниците обикновено ценят статуса (примамваща здравословна конкуренция сред връстниците си) и често докладват за конструктивна критика на шефа (вие).
Какви са ефектите от лошата организационна комуникация?
Вероятно сте разбрали, че ефективната комуникация отнема време. Отнема време, за което предпочитате да се насладите като тих обеден час, отколкото да съдите дебат между два работни екипа. Отнема време, когато предпочитате да се приберете вкъщи в края на деня, вместо да се задържате в коридора, за да насърчите служител, който ви сигнализира. И отнема време, което ви кара да отложите изключването за деня и да заспите, вместо да отговорите на поредния имейл късно през нощта.
Ефективната комуникация отнема време и усилия и макар вашето работно място да не бъде избрано за едно от „най-добрите места за работа“ от забележително списание, то все пак не би трябвало да претърпи някои от най-вредните негативни последици от лошата комуникация, които включват:
- Намалена производителност. Служителите, които се чувстват недоброжелателни, немотивирани или недоволни, могат да прекарват работно време в съкрушения с колегите си; други ще открият неработни дейности, които да привлекат вниманието им по време на работа.
- Пропуснати срокове. Служители, които не знаят как да изпълнят дадена задача, почти сигурно ще се борят с нея. * По-чести отсъствия. Служителите, които се борят с някоя от тези емоции, често изпитват затруднения да се явят на работа. Те са болни, добре - от чувството, че са извън кръга.
- Висок оборот. Всички знаят, че лишените от право служители, които се чувстват така, сякаш нямат глас на работното място, решават да скъсат гласовите си струни, като напуснат.
- По-голям брой наранявания на работното място. От това следва, че служителите, които са дезинформирани или неинформирани за правилните практики, правят повече грешки и имат повече трудови злополуки.
- Лошо обслужване на клиентите. Друга сигурност: Почти всичко, свързано с малкия бизнес, има пълен кръг, започвайки от собственика, преминавайки към служителите и завършвайки с клиента. Доброто обслужване е или щастлив резултат, или тъжна жертва на организационната комуникация.
На този фон иновациите нямат шанс - а може би и бизнесът, в който сте вложили толкова много надежди. Въпреки това, с отдаденост и практика, всеки собственик на малък бизнес може да се научи да се превръща в ефективен комуникатор на работното място. В крайна сметка собствениците на малък бизнес са повече от страхотни говорители; като група, те се отличават и като превъзхождащи, които могат да се справят.
