Оборудването на вашия бизнес с телефонна система, а не с множество еднолинейни телефони, може да подобри офис комуникацията и да увеличи производителността. Те обаче могат да объркат - особено в началото - тъй като процесът, както и самият телефон често са много по-различни от това, което използвате в момента. Въпреки че доставчикът, типът и характеристиките на телефона и размерът на системата правят всяка телефонна система различна, основните „вътрешни работи“ споделят общи характеристики и могат да ви дадат добра отправна точка за по-добро разбиране на офис телефонна система, която обмисляте или вече сте използвайки.
Фактите
Преди да можете да разберете как работи офис телефонната система, трябва да я идентифицирате по тип. Двата основни типа - многоредов и частен обмен на клонове - са сходни, но се различават по степента си на сложност. Най-простият е стандартен многоредов телефон. С многоредов телефон можете да имате максимум около осем до 10 отделни линии, влизащи в един телефон, всеки от които обикновено се показва като отделна линия, като „Линия 1“, „Линия 2“ и „Линия 3“ на всяко удължаване на телефон в офиса. Многоредови телефони изискват ръчно управление. Частна система за обмен на клонове - наричана още PBX система - е автоматична телефонна система, която често използват по-големите фирми. PBX системите ви дават възможност за допълнителни линии и автоматизацията прави централния рецепционист ненужен.
Многоредова
Многоредови телефони работят по различен начин в зависимост от наличните опции. В основна система всеки ред в системата има отделен телефонен номер. Публикувате всеки телефонен номер и третирате всеки като отделен ред. Линията, приемаща повикването, ще звъни и индикаторът ще мига, но ако линията се използва, повикващият ще получи сигнал за заетост или ще премине направо към гласова поща. Друга опция е услуга, наречена „преобръщане“, при която публикувате само един номер и входящите повиквания заемат линии в низходящ ред. Например, ако имате три входящи линии и двама повикващи се обаждат едновременно, едно обаждане ще звъни на Линия 1, а второто обаждане ще звъни на Линия 2. И двата типа обикновено предлагат функции като гласова поща и прехвърляне на повикване, като както и система от високоговорители, която позволява на рецепциониста да предупреждава служителите за входящи повиквания.
Основи на централата
АТС телефонната система изпълнява същите общи задачи като многолинейната система, но без човешка помощ. Входящите повиквания влизат през буфер, електронна централна зона за приемане и след това в зависимост от номера, който набира повикващият, се извършва едно от двете действия. Ако повикващият набере централен номер, те най-често ще имат възможност да набират незабавно вътрешен номер или да прослушат автоматизиран списък с телефонни номера, да изберат такъв и да се свържат. Ако повикващият набере директно една от вътрешните линии, те могат да заобиколят системата напълно и да се свържат с вътрешния номер. Като пример, ако централен номер е 555-4123, номерата за директно удължаване могат да бъдат числа като 555-4124 и 555-4125.
Опции за централа
Допълнителна опция, която PBX телефонните системи предоставят, е възможността за вътрешно свързване. Служителите могат да използват телефон, за да набират други вътрешни номера на офиса, без да използват външна линия, обикновено чрез набиране на последните три цифри от номера, като 124 или 125. За достъп до външна линия и осъществяване на изходящо обаждане повечето PBX системи изискват включете един допълнителен номер - като номер 9 - преди да осъществите разговора.
