Собственикът на малък бизнес има нужда както от прогнозиране на цената на проектите на базата на приблизителни разходи, така и от груб порядък, наричан още прогноза. Кой метод използва, зависи от няколко фактора, като например колко далеч напред тя иска оценката, колко подробна иска тя да бъде и колко време иска нейният персонал да отдели за оценката. Например, ако нейният бизнес наддава за проект, основата на прогнозните разходи й дава по-точна и подробна оферта, която да представи на клиент.
Време на използване
Използва се груб порядък, за да се определи дали даден проект обикновено е осъществим доста преди проекта, докато приблизителните разходи се използват към началото на проекта. Например, ако компанията е решила да разработи и пусне на пазара нов продукт, методът на груб порядък ще бъде използван за оценка на разходите до една година или повече преди прогнозната дата на въвеждане на продукта. Очакваните разходи ще бъдат изпълнени може би само три или четири месеца преди началото на проекта.
Ниво на детайлност
Грубият порядък отчита общите оценки на най-високо ниво, докато прогнозните разходи са по-конкретни. Груб порядък може да разгледа колко струва подобен проект в миналото. Например, проектирането на това, което една нова компютърна система би струвала за бизнес с множество местоположения, може да бъде завършено чрез умножаване на това, което струва едно местоположение при последното надграждане на компютрите, по броя на местата. Приблизителните разходи биха изброили конкретното оборудване, необходимо за всяко място, всички окабелявания или необходими конструкции, и определи всяко място, което има необичайни нужди - кажете, че бетонната настилка трябва да бъде изкопана за проводниците. Има много по-малко подробности при оценката на базата на груб порядък, отколкото на базата на прогнозни разходи.
Дисперсия
Очакваните разходи са много по-близки до действителните разходи по проекта, отколкото методът за определяне на разходите с груб порядък. Помислете за прогнозните разходи като списък на всички необходими елементи и със специфични разходи за всеки елемент. Разликата между действителните разходи и прогнозните разходи е почти в рамките на плюс или минус 15 процента. Груб порядък може да бъде отклонение от 100%, защото това е по-скоро предположение, отколкото разчитане на списък с конкретни разходи.
Време за завършване
В зависимост от проекта, оценката на разходите за даден проект може да отнеме няколко седмици. Оценката се основава на повече подробности, конкретно оборудване и анализ на разходите. Груб порядък може да отнеме по-малко от един ден. Например строителна компания би могла да изчисли приблизително, че двуетажният дом ще струва 250 000 долара за изграждане. Приблизителната база на разходите за двуетажна къща би посочила използваните строителни материали - дървена рамка или блок, нивото на персонализация, интериорната настилка - плочки или мокети, кухненски уреди - стандартни или в горната част на линията - и и така нататък. Тази оценка е по-сложна и специфична, така че отнема повече време за попълване, отколкото приблизителна оценка на величината.
