Записите от свръхстрани са непрограмирани записи, въведени ръчно в счетоводните списания. Компаниите вписват финансови транзакции в списания, за да поддържат финансова отчетност за ежедневните операции на компанията. Въведените кредити и дебити отразяват разходите, приходите, пасивите и активите на компанията. Едностранните записи обикновено не се отразяват в други счетоводни книги на компанията. Въпреки че одиторите признават вписванията от горната страна като възможен индикатор за финансова измама, съществуват основателни причини да се използва този тип счетоводство и методи за управление на риска.
Записи от горната страна
Според Центъра за качество на одита компаниите обикновено не правят записи в главната книга. Някои компании записват записи от горната страна в отделни електронни таблици и включват информацията във финансовите записи по-късно. Записите от горната страна се въвеждат отново, за да отразят действителните промени в дебитна и кредитна сметка. Вписванията от горната страна могат да бъдат записани след консолидиране на списания или дневници и преди компанията да изготви своите финансови отчети. Записите от горната страна, направени в автоматични системи, обикновено изискват отменяне на системата, за да се позволи непрограмно ръчно въвеждане на дневник.
Включване на записи от горната страна
Компаниите осигуряват включването на водещи записи във финансовите отчети по различни начини, включително отпечатване на списък или идентифициране по друг начин на всички водещи записи, направени през счетоводен период. Счетоводителите могат да проверят за правилно боравене с вписванията отгоре, като съгласуват главната книга на компанията с нейните финансови отчети. Техниката на одит, наречена „превъртане напред“, проверява сметките на главната книга, за да гарантира включването на всички записи в дневника.
Рискове
Асоциацията на сертифицираните проверяващи за измами и други професионални счетоводни организации признават вписванията от горната страна като потенциален риск от измама и схема, предназначена да предоставя измамна финансова информация. Рискът от измами, свързан с вписванията от горната страна, е резултат от няколко добре рекламирани случая на финансови измами, включващи компании, които са използвали вписвания от горната страна, за да предоставят невярна информация. Най-големият риск е при ръчните системи, които използват ръкописни книги или приложения, които позволяват неограничено ръчно въвеждане на данни. Компаниите, които използват вписвания от горната страна по законни причини, може да се наложи да уверят инвеститорите, заемодателите и финансовите специалисти, че са налице проверки и баланси за предотвратяване на злоупотреби.
Минимизиране на риска
Компаниите минимизират риска от влизания от горната страна чрез разработване и използване на процедури, които осигуряват контрол. Посочете ситуациите, одобрени за вписвания от горната страна, като например коригиране на предишна грешка или запис в очакване на информация от края на бизнеса от предния ден. Изисквайте одобрение за всяко влизане от горната страна и ограничете разрешенията, за да правите такива записи на един или двама души. Компаниите, които използват автоматизирани счетоводни системи, могат да въвеждат разрешения от горната страна в системата, за да предотвратят използването от други лица, да изпълняват разписани проверки на системата, за да разпечатват и преглеждат вписванията от горната страна и да програмират системата за автоматично обръщане на временните записи от горната страна на следващия ден.
