Ръководства

Какво прави анализа на разходите и ползите важен?

Винаги, когато трябва да вземете бизнес решение, неизменно трябва да претеглите един избор срещу друг. Понякога изборът е между проект А и проект Б, а понякога изборът е между проект А и изобщо да не се прави нищо. Анализът на разходите и ползите е най-простият начин за сравняване на вашите възможности, за да се определи дали да продължите с проекта. Идеята е да се претеглят разходите по проекта спрямо ползите и да се идентифицират действията, които ще ви дадат най-голяма печалба.

Какво е анализ на разходите и ползите?

Анализът на разходите и ползите е методология за претегляне на дадено решение възможно най-обективно. Това включва събиране на ползите от проект, инвестиция или начин на действие и след това сравняване на тези със свързаните с тях разходи. Ако някога сте взели лист хартия и сте изтеглили линия надолу по средата, изброявайки предимствата на предложеното действие от едната страна и недостатъците от другата, тогава вече сте извършили анализ на разходите и ползите в най-елементарния му форма.

Каква е значимостта на анализа на разходите и ползите за бизнеса?

Когато сте влюбени в една идея, лесно е да оставите въображението си да избяга с вас. Много фирми са пострадали тежко, защото са инвестирали в проект, който звучи добре в заседателната зала, но в крайна сметка не е донесъл никаква възвръщаемост. Анализът на разходите и ползите може да внесе вашите идеи в реалния свят, като ефективно задава въпроса „Заслужава ли си?“

По отношение на вземането на бизнес решения, можете да използвате методологията за анализ на голямо разнообразие от ситуации:

  • За да се оцени дали си струва капиталова инвестиция.

  • Да реши дали да наеме нови служители.

  • За да се определи дали проект или оперативна промяна е осъществима.

  • Да се ​​разработи еталон за сравняване на проекти.

  • Да се ​​претегли една маркетингова инициатива срещу друга.

  • Да се ​​оцени целесъобразността на предложената политика.

  • За да приоритизирате инвестициите, така че се фокусирате върху действията, които първо връщат най-много стойност.

  • Да се ​​определят количествено ефектите, които инициативата за промяна би имала върху заинтересованите страни.

  • За да установите цели за самия проект, например да зададете ограничения за време, производителност или разходи за проект, който сте анализирали и одобрили.

В много отношения уравнението на разходите и ползите е целта на бизнеса. Харченето на пари (разходи) за създаване на стойност (ползи) е това, което бизнесът прави, така че клиентите ще купуват от вас и вие можете да реализирате печалба. Въвеждането на официален процес за оценка на разходите и ползите от извършването на предложените промени просто добавя строгост към нещо, което вашият бизнес вече прави всеки ден.

Как правите анализ на разходите и ползите?

Въпреки че няма правилен или грешен начин за извършване на анализ на разходите и ползите, повечето методологии ще съдържат следните стъпки:

Какъв е проблемът? Важна част от анализа на разходите и ползите е идентифицирането на проблема, който се опитвате да разрешите. Анализът на разходите и ползите е най-ефективен, когато формулирате проблема с най-простите термини - „трябва ли да наемем нов сътрудник в обслужването на клиенти?“ е по-добър проблем за оценка от „как да решим пропуските в предлаганото от нас обслужване на клиенти?“

Какви са разходите? Следващите стъпки е да се мозъчен штурм на всички разходи, свързани с проблема, и да се направи списък с тях. Например за разходите, свързани с наемането на нов член на екипа, можете да напишете:

  • Годишна заплата $ 40 000.

  • Пакет на разходите за обезщетения $ 2000.

  • Набирането струва 4500 долара.

  • Обучението струва 1500 долара.

  • Стойност на времето на мениджъра на човешките ресурси при наемане на $ 3000.

И така нататък. Разходите включват преките разходи на ресурсите - суровини - необходими и непреки разходи - режийни разходи, администрация - както и стойността на човешките усилия, свързани с изпълнението на проекта. Помислете странично и включете всички възможни разходи, които могат да бъдат направени както по време на проекта, така и след приключването му. Ще трябва ли да обучавате персонал? Ще има ли намаляване на продукцията, докато екипът свикне с новата система?

Какви са предимствата? Тази стъпка е най-трудната, тъй като е много трудно да се предвидят точно бъдещите приходи, особено ако никога преди не сте предприемали проект като този. Също така, може да има нематериални ползи, на които е трудно да се определи доларова стойност. Неща като удовлетвореността на служителите или въздействието на вашето действие върху околната среда попадат в тази категория.

В тази стъпка трябва да излезете с цифрова стойност за всички възможни ползи, свързани с вашето действие. Важно е да се консултирате със заинтересованите страни, за да можете правилно да оцените ползите, които могат да възникнат в дългосрочен план.

Сравнете разходите и ползите и вземете информирано решение. Последната стъпка е да сравните общите разходи с общите ползи и да вземете решение. Ползите надвишават ли разходите? Правят ли толкова значително? Ако е така, трябва да осветите проекта на зелено.

На този етап повечето фирми ще вземат предвид периода на изплащане. Това представлява колко време ще отнеме на бизнеса да достигне точката на равностойност, което е точката, в която ползите са възстановили разходите. Колкото по-кратък е периодът на изплащане, толкова по-малко време ще трябва да изчакате, преди проектът ви да започне да печели пари.

За прости анализи, следното изчисление ще ви даде приблизителна представа за периода на изплащане:

Общи разходи / общи приходи = продължителност на периода на изплащане.

Ролята на предположенията в анализа на разходите и ползите

Освен ако нямате голям късмет, никога няма да получите цялата информация, от която се нуждаете, за да попълните анализ на разходите и ползите. Винаги ще има пропуски в информацията, която трябва да попълните по един или друг начин. Един от начините да направите това е чрез предположения или най-доброто ви предположение за липсващата информация.

За неопитния мениджър на проекти създаването на вашите предположения е един от най-страшните аспекти на анализа на разходите и ползите. Страхът намалява, след като разберете, че предположенията се подкрепят от доказателства, а не са само диви предположения. По принцип ще отидете там, където ви водят доказателствата.

Ето един пример. Да предположим, че провеждате анализ на разходите и ползите по инвестиционен проект за недвижими имоти. Може да не знаете какви ще бъдат разходите за поддръжка напред. Това, което знаете обаче, са видовете такси за поддръжка, които сте плащали за подобни имоти в миналото. Можете да използвате някои от тези числа, за да направите твърдо предположение за включване във вашия анализ. Бенчмарковете за индустрията, средните разходи и средните норми на възвръщаемост са полезни прокси, когато липсват данни за конкретния проект.

Внимавайте, когато използвате предположения. Нещата не винаги следват тенденциите и дори най-малката промяна във вашето предположение може да доведе до драстично различни резултати. Има начин да се прикрие това и се нарича „анализ на чувствителността“.

Вътрешностите и недостатъците на анализа на чувствителността

Чувствителността или анализът "какво ще стане" е актът да се върнете към анализа на разходите и ползите и да се заиграете с вашите предположения. Например, ако сте имали несигурност около статистиката за прираст на населението и сте предположили темп на растеж от 3 процента, бихте повторили анализа с предположение от 2 процента или 4 процента.

Вижте какво се случва с вашия анализ, когато го направите. Анализът все още ли е силен? Бихте ли запалили зелено проекта, дори когато предположенията се променят?

Когато не трябва да използвате анализ на разходите и ползите

Имайте предвид, че анализът на разходите и ползите е прост инструмент, най-добре използван за вземане на директни финансови решения. Критичните за бизнеса, високи разходи или сложни решения се нуждаят от по-стабилен подход като изчисляване на нетна настояща стойност и вътрешна норма на възвръщаемост. Тези подходи отчитат стойността на парите във времето или идеята, че парите в джоба ви днес струват от парите, които може да получите в бъдеще, поради техния потенциал за печалба.

Анализът на разходите и ползите не засяга тези въпроси и в най-добрия случай е неточна техника за анализ. Значението на анализа на разходите и ползите при управлението на проекти е ясно, но той работи най-добре, когато разполагате с всички финансови прогнози и данни. Включването на нематериални елементи в анализа неизбежно внася повече субективност в процеса.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found