Понякога счетоводните разпоредби могат да изглеждат объркващи и може да се чудите как да категоризирате определени разходи. Например какво точно е определението за капиталов разход съгласно насоките на GAAP или как трябва да се категоризират разходите за ремонт? Общоприети счетоводни принципи, известни като GAAP, съществуват с цел поддържане на последователност и надеждност във финансовото отчитане и отчитане сред компаниите в САЩ. Разбирането на разликите между видовете разходи може не само да ви помогне да управлявате по-добре книгите си, но и да ви държи в съответствие с разпоредбите на IRS за данъчно време
Определение на капиталовите разходи по GAAP
Капитализиран разход е този, който се превръща в актив за вашата компания и обикновено е много по-голям разход. Например превозно средство или производствено оборудване, което ще се използва в продължение на няколко години и ще генерира допълнителен доход, се счита за капиталов разход и инвестиция във вашата компания. По-скоро приспадането на разходите като бизнес разходи за една година, тези разходи трябва да бъдат приспаднати с течение на времето. Това приспадане се нарича амортизация или разход за амортизация. Данъчният код на IRS определя суми и срокове за амортизация на тези разходи.
Разходи за ремонт и поддръжка
Текущите разходи са разходите за всичко, което е необходимо, за да поддържате бизнеса си ежедневен. Обикновено тези артикули се консумират или използват веднага или в рамките на една година. Разходите могат да бъдат приспаднати като бизнес разходи всяка година по данъчно време. Обикновено общите разходи за ремонт и поддръжка се считат за текущи разходи. Например, ако компютърът ви спре да работи, частта, необходима за поправката му, трябва да бъде категоризирана като текуща бизнес цена, тъй като разходите са били необходими за връщане на компютъра в предишното му работно състояние. По същия начин разходите за поддръжка, които поддържат правилното функциониране на оборудването по време на очаквания му живот, се считат за редовни бизнес разходи. Тези разходи трябва винаги да се отчитат в рамките на периода, в който са възникнали.
Определяне на разликите
Често два фактора определят дали даден разход е ремонт спрямо капитализиран разход - продължителност на живота и стойност. Ремонтът поддържа оборудването или сградите да функционират на същото ниво за може би следващите няколко години. Работата, считана за подобрение на физическото пространство или която значително удължава живота на оборудването до степен на увеличаване на действителната стойност на актива, се счита за капитализиран разход. Например, ако докато премествате мебели в офиса си, разбиете дупка в стената, материалите, необходими за поправяне на дупката и пребоядисване на стената, ще се считат за разходи за ремонт или поддръжка, защото връщате стаята в предишното й състояние. Ако обаче ремонтирате задната част на склада си и добавите водопровод, за да включите кухненски бокс и тоалетна за служители, разходите ще бъдат категоризирани по различен начин. Тук трябва да използвате капитала на подобренията на сградите съгласно насоките на GAAP, защото добавяте към стойността на вашата сграда, един от основните ви активи.
Не всички разходи са еднакви
Може да има нюанси на разбиране, когато става въпрос за спазване на насоките, особено що се отнася до IRS. Например, трябва ли да капитализирате разходите за боядисване, ако пребоядисвате цялата външна част на сградата си? Дори като голям разход, боядисването или пребоядисването на вашия офис или сграда обикновено се счита за част от рутинната поддръжка и следователно е текущ или приспадаем бизнес разход. Ако обаче боядисате вашата сграда или стая като част от по-голям ремонт, който се счита за капитално подобрение на вашия имот, тогава картината може да бъде капитализирана и амортизирана с течение на времето. Например, ако сте построили допълнение към сегашното си пространство, преправихте всички прозорци и след това сте боядисали цялата сграда, тогава картината може да бъде написана с главни букви като част от по-големия проект за подобряване на капитала.
Винаги е добра идея да се консултирате със счетоводител, преди да категоризирате тези видове разходи. Счетоводителите са добре запознати със стандартизираните счетоводни принципи и ви помагат да вземете решенията, които са от финансова полза за вашия бизнес.
